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TRUCOS PER GOOGLE DOCS
Google Docs es mucho más que un procesador de textos o un hoja de calculo online, ya que poco a poco va integrando características que hacen que que Google Docs vaya en camino de convertirse en una potente suite ofimática.
Si no conoces Google Docs es un buen momento para que conozcas lo que nos ofrece a través de esta pequeña guía en lo que os contamos alguno de los secretos de Google Docs.
1. Búsquedas en Google Docs y Gmail, al mismo tiempo
¿No sería maravilloso realizar búsquedas tanto en el correo electrónico como en nuestros documentos de Google Docs? Afortunadamente, Gmail Labs ha creado una manera de hacer esto.
Tan sólo tenemos que desde nuestra cuenta de Gmail ir a Configuración y acceder a la pestaña de Labs.
En la lista de complementos que podemos activar debemos buscar: Búsqueda de Google Apps, activarla y por último salvar los cambios.
A partir de este momento cuando realicemos un búsqueda en los resultados presentados también se nos mostrarán los documentos relacionados.
2. Búsqueda en Google Docs con más eficiencia
En ocasiones los resultados de nuestras búsquedas no son todo lo buenos que podrían ser por un sencillo motivo…no somos buenos realizando búsquedas (y esto vale también para el buscador de Google).
Muchas personas desconocen que pueden refinar sus búsquedas para hacerlas más eficaces. Tan sólo tenemos que usar “comandos especiales”, tales como “type:spreadsheet” para obtener sólo los resultados que son hojas de cálculo.
En este documento podéis encontrar otros ejemplos de este tipo de comandos.
3. Hacer una copia de seguridad rápida de todos los documentos
Los documentos creados con Google Docs se guardan “en la nube”, con todas las ventajas e inconvenientes que esto supone. Si no estás tranquilo por no tener físicamente tus documentos y desea guardarlos en tu PC, siempre podrás hacerlo. Únicamente tendrás que el cursor del ratón sobre el documento que quieres guardar, hacer clic en “acciones” y eligir la opción de “Descargar …” en el menú que aparece.
En la ventana que nos aparecerá al hacer esto, podremos elegir el formato de archivo que se descarga. Si quieres descargar todos sus documentos a la vez, ve a la pestaña “Todos los artículos” y podremos descargar todos nuestros archivos comprimidos en un archivo .zip (eligiendo el formato de salida de cada uno de los documentos).
4. Maximizar el espacio de edición
Si nos parece pequeña la zona de edición siempre podremos ocultar la barra de herramientas y utilizar la ventana completa del navegador para la edición. Para hacerlo demos ir a Mostrar / Ocultar controles. Para hacer visible la barra de herramientas de nuevo, simplemente pulsamos la tecla Esc. En Google Chrome, esta opción se puede combinar con el modo de pantalla completa para dedicar toda la pantalla al modo de edición. Al colocar el cursor en la parte superior de la pantalla el menú se hará visible de nuevo, y haciendo clic en Restaurar la página volveremos a la normalidad.
5. Compartir documentos con personas que no tienen Google Docs
Una de las características más notables de Google Docs es que permite la colaboración de muchas personas distintas, lo que significa que incluso las personas que no tienen una cuenta de Google pueden ver y editar documentos.
Si queremos que nuestros documentos sean accesibles tan sólo tendremos que compartirlo y determinar si queremos que este sea público o sólo es visible en la web por cualquier persona que tenga un enlace a ellos.
Si deseamos que estas personas pueden editar el archivo, seleccionaremos la casilla que dice “Permitir que cualquiera puede editar” en la parte inferior de la ventana.
Únicamente tendremos que Guardar los cambios y copiar y pegar el enlace que nos aparece para enviarlo por correo electrónico a cualquier persona que necesite para ver el documento.
Y una vez acabadas las modificaciones podremos cambiar los permisos de acceso siempre que queramos…
6. Poner estrellas en varios documentos
Marcar un documento con una estrella es una forma útil y sencilla de identificarlo. De esta manera podremos ver los documentos más importantes para nosotros de un vistazo.
Si queremos añadir una estrella a varios documentos a la vez únicamente tenemos que seleccionarlos (pulsando la tecla Control) y moverlos a ‘Destacados‘.
7. Ver los detalles de un vídeo
Muchas personas desconocen que es posible almacenar videos en Google Docs (entre otros tipos de archivos). Simplemente tenemos que hacer clic en “Subir” y seleccione el archivo.
Si queremos ver alguno de los detalles técnicos sobre los vídeos que hemos subido, como su resolución, por ejemplo, tan sólo tendremos que hacer clic derecho sobre la miniatura de un vídeo en la página principal y seleccionar “Mostrar la información del video” para ver los detalles.
8. Plantillas en Google docs
Google Docs ofrece diferentes plantillas o modelos diseñados para que los utilicemos según nuestras necesidades, desde trabajar con los impuestos a preparar una tarjeta de felicitación. Para ver estas plantillas haz clic en “Crear nuevo …” en la página principal y seleccione en el menú la opción de “Desde la Plantilla…”.
9. Corrección automática de errores de ortografía
Google Docs nos ofrece una herramienta eficaz para evitar los errores ortográficos y/o tipográficos.
Cuando escribimos un documento de texto podemos reemplazar los errores tipográficos que cometemos más a menudo. Para hacerlo sólo tenemos que ir a Herramientas y después a Preferencias. Nos aparecerá una ventana en la que podremos indicar con que reemplazar las cadenas de texto que introduzcamos.
10. Arrastrar las imágenes a los documentos
Para introducir una imagen en un documento de texto, simplemente tenemos arrastrar esta desde una carpeta de nuestro equipo a la ventana de documento.
11. Colocar las fotos en nuestros documentos
El usuario puede ajustar la posición de las fotos en los documentos que crea, forzando que el texto evite la imagen. De forma predeterminada, Google Docs insertar la foto en una forma que se mueven con el texto, esta disposición se conoce como línea de posicionamiento. Para fijar la imagen en la página alrededor de un texto lo primero que debemos hacer es seleccionar la imagen y hacer clic en la opción de “fijar” que aparece en la parte inferior de la misma.
12. Insertar enlaces rápidamente
La manera más común para insertar un hipervínculo o enlace en el texto de un documento es copiarlo y a continuación pegarlo en el documento. Sin embargo hay otras formas de hacer esto, desde hacer clic en la opción de Insertar vínculo, o pulsar Ctrl + K. Sin embargo, si utilizas Google Chrome, las opciones aumentan ya que ponemos arrastrar un acceso directo desde la barra de marcadores o el menú de marcadores al campo “¿A qué URL debe enlazar?” o arrastrarlo hasta el propio documento.
13. Utilizar las etiquetas para navegar por documentos largos
Dentro de los documentos de texto, se pueden establecer marcadores y crear vínculos que nos permitan ir directamente a puntos determinados de nuestros documentos. Esto puede ser útil cuando se crean páginas con el índice, por ejemplo. Desgraciadamente, esta función sólo está disponible en Google Docs en Inglés.
Para insertar una etiqueta, haga clic en el menú Insertar y seleccione Marcador. Entonces, seleccionamos la palabra o frase que queremos utilizar y pulsamos Ctrl + K.
14. Utilizar el procesador de textos para crear páginas web
Si los programas de diseño web son demasiado complejos para tí y lo único que quieres hacer es crear una página web simple, entonces Google Docs puede ser una alternativa para tí.
Una vez creado el documento tal y como queremos que se muestre lo único que tenemos que hacer es elegir la opción de descargarlo como HTML. Para hacer esto sólo tenemos que ir a “Archivo > Descargar como” y elegir la opción HTML”, nos descargaremos la pagina en un archivo comprimido .zip. Al veremos un directorio que contiene un único archivo HTML con una carpeta con los archivos auxiliares.
15. Trabajar con varias monedas en una hoja de cálculo
Si lo nuestro es la economía y nos movemos entre distintas modenas podemos configurar nuestra hoja de cálculopara que utilice varias monedas. Tan sólo tendremos que establecer el formato de moneda haciendo clic en Archivo y luego en Configuración.
16. Crear reglas para colorear tablas
Es habitual que usemos colores a la hora de crear tablas en una hoja de calculo. Lo que muchos no saben es queGoogle Docs permite definir reglas que automáticamente añadan un color a las celdas en función de su contenido.
Sólo tenemos que seleccionar las celdas en las que queremos aplicar un determinado color ir a Formato y a continuación hacer clic en Cambiar Color con Reglas.
En la ventana que aparece podemos elegir los criterios para filtrar y hacer que las celdas de las tablas adopten un color automáticamente en función del texto o la fecha, por ejemplo.
17. Utilizar formularios para recoger datos
En ocasiones necesitamos recopilar información de nuestros clientes, usuarios… En estos casos los formularios nos proporcionan una forma rápida de cubrir esta necesidad, permitiendo que estos nos proporcionen los datos que necesitamos de una manera sencilla.
Para crear un formulario en Google Docs, sólo tenemos que abrir una nueva hoja de cálculo y seleccionar Formularioy posteriormente escoger Crear un Formulario. En la ventana que aparece, escribimos en el campo Título el primer campo que deseamos recabar. En el menú desplegable Tipo de Pregunta, seleccione el tipo de respuesta que necesitamos que nos den (respuesta múltiple, texto plano, o lo que necesitemos). Repitiendo el proceso para cada uno de los campos de nuestro formulario.
Una vez terminemos podemos enviar este formulario por correo electrónico o bien integrarlo en una página web…
18. Vista previa de los documentos de Google Docs en Gmail
Para tener una vista previa de los documentos que nos envien a nuestra cuenta de Gmail lo único que tenemos que hacer es habilitar estar característica que nos ofrece Google Labs. Para acceder a Labs, vamos a Configuración y luego Labs y a continuación buscamos el complemento escojemos Habilitar y luego hacemos clic en el botónGuardar Cambios.
19. Crear dibujos en las presentaciones
Al crear una presentación, no tenemos porque cambiar a un programa de dibujo para hacer un esquema. En su lugar, haga clic en Insertar y, a continuación, haga clic en Dibujo. Se nos abrirá una ventana en la que podremos diseñar nuestros esquemas de forma sencilla.
Cuando termine, haga clic en Guardar y Cerrar para colocar el dibujo en la presentación.
20. Guardar un dibujo en formato vectorial
Si ha creado un diseño en Google Docs y quieres descargarlo para usarlo más tarde, puedes guardarlo en varios formatos, pero uno de ellos estos formatos es el vectorial (.svg). Con este tipo de formato podremos cambiar el tamaño sin perder calidad, a diferencia de lo que ocurre con los archivos JPEG o PNG.
Saludos desde lo más profundo de los bytes.
Autor: nekrodomus
Técnico Superior en Informática de Gestión de Empresas e Ingeniero Técnico en Informática de Sistemas. Actualmente trabajo como Analista Programador para una Consultora Informática y dedico parte de mi tiempo libre al apasionante mundo de las nuevas tecnologías.
Autor: nekrodomus
Técnico Superior en Informática de Gestión de Empresas e Ingeniero Técnico en Informática de Sistemas. Actualmente trabajo como Analista Programador para una Consultora Informática y dedico parte de mi tiempo libre al apasionante mundo de las nuevas tecnologías.
